La recente Legge di Bilancio 2025 ha introdotto un ulteriore obbligo riguardante la tracciabilità dei rimborsi spese ai dipendenti che avrà un impatto sia sulla gestione amministrative delle imprese che sul personale dipendente.
In particolare, è necessario che i pagamenti siano fatti con metodi tracciati:
- per escludere dal reddito di lavoro dipendente le somme per vitto, alloggio e trasporto sostenute dal dipendente e rimborsate dal datore di lavoro, in occasione di trasferte effettuate fuori dal territorio comunale sede di lavoro (quelle sostenute all’interno concorrono a formare il reddito, ad esclusione delle spese di trasporto comprovate da idonea documentazione);
- per dedurre dal reddito d’impresa le predette spese.
Il richiamo alle trasferte o missioni comporta che la tracciabilità delle spese sostenute prescinde dalla modalità di gestione dei rimborsi spese per la trasferta scelta dall’impresa.
Prima di entrare nel merito della questione, si ricorda che i rimborsi spese possono essere analitici (a piè di lista), forfettari o misti ma, in capo al dipendente, i rimborsi analitici di spese per vitto e alloggio sono esclusi da tassazione senza alcun limite quantitativo, mentre il rimborso con indennità forfettaria è escluso da tassazione nei limiti massimi di un importo giornaliero (euro 46,48 per le trasferte in Italia ed euro 77,47 per quelle all’estero).
Pertanto, le spese per vitto e alloggio (quelle di viaggio sono sempre rimborsate analiticamente) devono essere sostenute con strumenti tracciati, pena la tassazione in capo al dipendente anche dell’importo compreso nella “franchigia”.
Per quanto riguarda la deduzione in capo alle imprese (datore di lavoro) dei rimborsi spese, la norma ricomprende anche le spese di vitto e alloggio sostenute direttamente dall’impresa (individuale o collettiva); con riferimento ai rimborsi spese ai dipendenti è precisato che la tracciabilità delle spese sostenute è riferita solamente ai rimborsi “analitici”, ossia quelli rimborsati a piè di lista dietro presentazione della nota spese (cui si dovranno allegare, oltre ai giustificativi di spesa, anche le ricevute a supporto del pagamento tracciato), per i quali sussiste un limite massimo di deduzione giornaliero (euro 180,76 per le trasferte in Italia ed euro 258,23 per le trasferte all’estero).
Rimangono quindi esclusi dall’obbligo di tracciabilità, quale condizione per la deduzione dal reddito d’impresa, i rimborsi spese forfettari, per i quali si ricorda che l’articolo 95, Tuir, non pone alcun limite quantitativo alla deduzione in capo al datore di lavoro.
Va osservato che le spese di trasporto interessate dalla novità sono solamente quelle effettuate mediante autoservizi pubblici non di linea (es. taxi e Ncc), mentre sono esclusi i trasporti di linea (ad esempio treni ed aerei).
Concludendo, a prescindere dalla norma, sempre complicata, si consiglia alle imprese di adottare un metodo univoco che semplifichi la gestione contabile/amministrativa, ovvero indicare al personale dipendente che dal 2025 è necessario pagare (sempre ed unicamente) con metodi tracciati le spese oggetto che saranno oggetto di rimborso da parte del datore di lavoro escludendo ogni tipo di rimborso nel caso la spesa sia stata pagata con contanti (poiché in tal caso il costo non sarebbe deducibile per l’impresa e la spesa sarebbe altresì tassata in capo al dipendente).
Michele Callovi
Dottore Commercialista e Revisore Contabile
